Como tirar partido do Gmail
A maioria dos fornecedores de email têm ferramentas que o(a) ajudam a organizar os seus emails e tarefas diárias. Tire partido dos filtros, marcadores, pastas e alertas para destacar informação importante e estabelecer prioridades na sua lista de tarefas. Se assim o fizer, irá poupar horas de escrutínio a ver emails e garantir que não perderá nada de importante.
O Gmail já é sinónimo de email, e cada vez mais as empresas estão a usar o Gmail como o seu email corporativo (no Google Apps). Em Junho de 2012, a Google anunciou que existem +400 milhões de utilizadores ativos de Gmail por todo o mundo. Quer você use o Gmail para o seu negócio ou para email pessoal, eis 3 dicas para melhor tirar partido da sua conta gmail.
1. Use Filtros e marcadores para organizar email a receber
Como utilizador de Gmail para propósitos empresariais, eu preciso que o email que recebo seja dividido da forma mais eficaz possível para que consiga imediatamente saber onde começar a ler. Tenho a minha caixa de entrada organizada para que qualquer email vindo de algum escritório ou empresa com a qual eu comunico, em vez de ir para a caixa de entrada, vá para uma pasta apelidada de “Empresa”. Ao mesmo tempo, vai para uma sub-pasta que é organizada por escritório. Por exemplo, se eu receber um email de um contacto meu no escritório de Leiria, ele irá aparecer em ambas as pastas. Desta forma, numa vista de olhos consigo saber quantos emails estão à minha espera, e em que escritórios preciso procurar.
Por baixo de cada sub-pasta, criei uma pasta de “Enviados”, para que com um clique eu consiga facilmente ver a correspondência enviada para um determinado escritório. Investir um tempinho a criar filtros e marcadores já me salvou horas e horas cumulativas de andar a pesquisar por emails enviados e recebidos. Também tem a vantagem de começar o meu dia de forma organizada ao invés de ter de começar a investigar um amontoamento de emails desorganizados.
Instruções: para criar marcadores clique na roda dentada para abrir as definições do gmail. Depois escolha o separador Marcadores, faça scroll para baixo com o elevador e clique em Criar novo marcador.
2. Use o Gmail para gerir a sua lista de tarefas
Uso a minha lista de tarefas frequentemente para poder tomar conta das atividades que tenho a fazer no dia-a-dia. O Gmail pode ser uma boa ajuda para ajudar-nos a organizar os nossos afazeres.
Instruções: para fazer isso, clique no ícone da roda dentada no canto superior direito do seu ecrã de Gmail. No menu de definições, no separador Geral, faça scroll até encontrar a opção Atalhos do teclado. Selecione Atalhos do teclado ligados. Depois, sempre que um email vier com um item, pressione Shift + T para criar uma tarefa para isso.
O assunto do email torna-se então o nome da tarefa, com um link por baixo para ir para o email relacionado. Os meus colegas sabem que se eles precisarem de mim para fazer alguma coisa, que eles devem incluir “TAREFA:” como título no assunto de email para que eu lhe possa prestar a atenção devida. Em adição a isto, é possível ter fácil acesso a esta lista ao fazer bookmark de http://gmail.com/tasks no seu telefone, desta forma poderá facilmente ver as tarefas que têm prioridade onde quer que esteja.
3. Use Gmail Labs para ter uma caixa de entrada personalizada
Uma boa forma de ter as coisas em ordem com o Gmail é usar o Gmail Labs para criar um cliente de email altamente personalizado.
Instruções: clique no ícone da ferramenta no canto superior direito e selecione o separador Labs.
Faça scroll pela lista de caraterísticas disponíveis para determinar quais as que lhe são mais apelativas. Por exemplo, poderá ativar o Modelos de resposta para escrever rapidamente mensagems que usa mais frequentemente. Também poderá ativar a Miniaplicação do Calendário Google para poder ver o calendário a partir da caixa de entrada. Navegue pelas várias opções até encontrar o tipo de instalação para as suas necessidades.
Conclusão
Com alguma preparação, o Gmail pode ser uma ferramenta perfeita para lhe ajudar a manter o seu dia-a-dia organizado, e quer seja um utilizador esporádico ou o use para enviar e receber centenas de emails por dia, o Google disponibiliza as ferramentas para que você consiga criar um interface completamente personalizado. Se é um dos mais de 400 milhões de utilizadores Gmail, comece a usar as opções avançadas para tirar o melhor partido da sua caixa de entrada.