carta com borda azul

Se é um profissional ou entusiasta que trabalha(ou) no mundo do marketing e das vendas, já deve ter lidado com problemas de bases de dados. Quem está dentro desse mundo sabe o que é ter dados a que lhes faltam nomes, emails, números de telefones ou outra informação que é útil para a segmentação e análise da lista.

Em empresas maiores, isto pode levar ao “passa a batata quente” ao outro, em que a culpa é da área comercial, ou do marketing, ou talvez até do departamento de informática que não está a usar a CRM apropriadamente.

Ou talvez tenha enviado uma campanha de email para a sua lista habitual e desta vez a taxa de ressalto (bounce rate) é tão alta que o seu ISP baniu-o de voltar a enviar emails. Parece um cenário improvável, mas não é de todo impossível de acontecer.

Em baixo listo os problemas mais comuns com base de dados de email e como os resolver.

Vários códigos postais, zero emails

Se pertence à velha guarda, dependia bastante em correio direto, do género catálogos, postais, e outros, para chegar aos seus potenciais e atuais clientes. Ao fazer a transição para o digital, você quer começar a enviar emails. No entanto, a maioria dos seus contactos não têm emails listados. E agora?

Como resolver – Você pode começar a angariar subscritores para uma lista de emails de forma natural e ao longo do tempo. Use todas as oportunidade para fazer a coleção de emails para crescer a sua lista daqui para a frente, pois essa é a forma correta e inteligente de fazer as coisas. Mas e então aqueles contactos offline que você passou aquele tempo todo a arranjar? Experimente aconselhar-se com uma empresa de dados que seja um “anexador de emails” (do Inglês, Email Append). Um “anexador” é uma empresa que poderá corresponder os dados que você já tem (nome, morada, etc) aos emails que esses utilizadores poderão ter na base de dados dessas empresas.

Marcado como spam

Fornecedores de email como o Hotmail ou o Gmail rastream o número de “spam traps” ou queixas de spam que um remetente (por exemplo, você) é atribuído quando envia muitos emails. Se lhe forem atribuídos muitos emails como tendo sido enviados do seu IP (ou do seu servidor), as suas mensagens estão mais propensas de ir para a pasta do spam ou serem automaticamente bloqueadas.

Como resolver – Envie emails para a sua lista uma ou duas vezes por mês. Isto dá tempo e oportunidade às pessoas da sua lista de se removerem da mesma (descadastrarem, como dizem os nossos amigos Brasileiros). E quando lhes envia emails, certifique-se que lhes envia mensagens que são relevantes. Segmente a sua lista em sub-segmentos, se necessário. Crie um buyer persona para conhecer a fundo o seu cliente. Peça também ajuda a um “Validador de Emails”, que é basicamente uma empresa que lhe ajuda a limpar a sua lista, e que possa identificar as tais “spam traps” ou possiveis queixas para os remover da lista.

Emails inválidos

Inválido pode significar que o email é falso, tem erros tipográficos, foi apagado ou abandonado. Não é incomum as pessoas abandonarem certos emails que tenham, ou porque querem continuar, daqui para a frente, com um novo email que criaram, ou mesmo porque se esqueceram da password do anterior.

Como resolver – Envie emails de forma frequente, como descrito acima, pela mesma razão. O seu fornecedor de email irá provavelmente tratar dos emails ressaltados (bounced emails) por si de forma automática. Se não envia emails para a sua lista há algum tempo, ou se começou com um novo fornecedor de email, tenha a sua lista validada por uma empresa. Os melhores serviços de validação poderão oferecer também correções à lista, do género corrigir erros de gramática ou sintaxe. Existem ainda serviços que permitem fazer a correspondência de emails abandonados para novos emails que esses utilizadores estejam usando agora.

Pouca ou nenhuma informação sobre os subscritores da lista

Como é que você vai enviar emails úteis e relevantes se não sabe nada das pessoas que estão por trás das moradas de emails que tem?

Como resolver – Comece a pedir mais dados, de forma inteligente, nos seus formulários. Dependendo do seu website ou programação, poderá até usar um tipo de perfil progressivo, que continua a receber informação das leads sem que eles tenham de preencher todos os campos dos formulários. Existem também empresas de bases de dados de email que podem anexar dados demográficos e outro tipo de informação ao email, ajudando-o(a) assim a ter uma lista mais completa e conhecer melhor o perfil do seu consumidor, ao passo que tem agora a capacidade de melhor segmentar a definir a lista.

Baixa reputação de envio do remetente

Este último ponto não é tanto um problema de base de dados, mas mais um problema de mau marketing. A reputação do remetente é o resultado do seguimento (ou não) das regras estabelecidas pelos ISP (Internet Service Provider, exemplo da Sapo, Vodafone etc). Se os seus emails ressaltam (bounce) e estão a ser assinalados comp spam, a sua reputação de remetente vai sofrer e estará menos propenso a que os seus emails cheguem, sequer, à caixa de entrada dos seus destinatários.

Como resolver – Para manter uma boa reputação de envio, siga as dicas de todo este artigo. Mantenha uma base de dados limpa e ao corrente, segmente a sua lista e envie emails relevantes e segmentados de forma frequente (uma a duas vezes por mês, dependendo da sua indústria).

Já teve problemas com emails? Partilhe nos comentários em baixo.

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